Gemeentesecretaris moet vooral niet teveel op zijn strepen staan

Het afbreukrisico van een gemeentesecretaris is ongeveer gelijk aan dat van een trainer in het betaald voetbal, stelt Piet van Elteren, vertrekkend gemeentesecretaris van Nieuwegein. “Net als een trainer is de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor de prestaties van de club. En als de club niet presteert wordt hij er dus ook als eerste op aangekeken.”

Piet van Elteren

Van de 400 gemeentesecretarissen in Nederland moet jaarlijks 15 tot 20 procent voortijdig opstappen. Dat heeft alles te maken met de wijze waarop sommige collega’s het vak invulling geven, denkt Van Elteren. “Wie teveel de baas speelt en te weinig rekening houdt met zijn of haar omgeving zakt als eerste door het ijs.”

Na 40 jaar in het openbaar bestuur te hebben gefunctioneerd, waarvan 27 jaar als gemeentesecretaris, kan hij erover meepraten. “Er is geen school waar je even snel kunt leren hoe je dit beroep moet uitoefenen. Alleen door het te doen kun je erachter komen of je wel geschikt bent voor de functie. En dat bleek in mijn geval gelukkig zo te zijn.”

Niets wees er in 1975 op dat Van Elteren, geboren en getogen Utrechter en vers afgestudeerd socioloog, aan de vooravond stond van een langlopende carrière in het openbaar bestuur. Integendeel: hij was gewoon op zoek naar een baan en kwam uiteindelijk terecht op de post van beleidsambtenaar welzijn in de gemeente Oosterhout. “Eerder een toevalstreffer dan een bewuste keuze”, vindt hij zelf.

Maar het was er wel een, die Van Elteren in contact bracht met een wereld die hem op het lijf geschreven bleek. Na 2,5 jaar (“Brabant lag me niet zo”) verruilde hij de gemeente Oosterhout voor de gemeente Maarssen, om tien jaar later aan te treden als gemeentesecretaris in Leusden. Veertien jaar daarna volgde de overstap naar Nieuwegein, waar hij nu, dertien jaar na dato, ook weer afscheid van neemt.

“Eigenlijk ben ik overal veel te lang blijven zitten”, erkent hij. “Als gemeentesecretaris kun je beter na zes jaar weer om je heen gaan kijken. Organisaties mogen immers niet teveel aan je gaan wennen, want dan komt er een zekere sleetsheid in. In mijn geval lagen telkens privé overwegingen ten grondslag aan de keuze om langer te blijven, maar uit professionele overwegingen zou je het stokje eerder moeten overgeven.”

Niet op de strepen staan

Feit blijft dat Van Elteren in Leusden en Nieuwegein langer op zijn post bleef, en het er al die jaren ook zonder kleerscheuren vanaf wist te brengen. Zijn verklaring: “Het lukt me kennelijk heel goed om op basis van mijn eigen persoonlijkheid ergens echt de baas te zijn. Als je voortdurend tegen je omgeving moet zeggen: iedereen moet naar mij luisteren want ik heb de meeste strepen, dan houd je dat maximaal een maand vol. Je hebt andere karaktereigenschappen nodig.”

Zelf werkt Van Elteren het liefst op basis van vertrouwen. “Door mensen het vertrouwen te geven dat ze hun eigen ding mogen doen en daarbij ook best fouten mogen maken haal je het beste in ze naar boven. Mijn enige voorwaarde is dat ze in gesprek blijven, met elkaar maar zeker ook met mij. Je moet in dit vak dus in de eerste plaats sociaal vaardig zijn. Een gemeentesecretaris moet goed kunnen inschatten hoe hij met mensen om moet gaan, om zowel de mensen als zichzelf zo effectief mogelijk te laten functioneren.”

Dat raakt niet alleen de relatie met de eigen medewerkers, maar zeker ook die met het college van burgemeester en wethouders.  “Want ook daarmee vorm je als gemeentesecretaris een team. Met name de relatie met de burgemeester is van doorslaggevende betekenis. Die twee moeten zowel op menselijk vlak als op inhoud een klik met elkaar hebben.”

Daarnaast zijn er nog de Ondernemingsraad (“vergis je niet hoe belangrijk de OR tegenwoordig is”) en het eigen directieteam. “Dat zijn de drie gremia, die van grote betekenis zijn en waar een succesvolle gemeentesecretaris op een zo vaardige manier mee om weet te gaan dat er wederzijds commitment ontstaat, zowel bestuurlijk als in de eigen organisatie. Dat is volgens mij een van de belangrijkste succesfactoren.”

Een andere stakeholder is de lokale bevolking. “Toen ik in Nieuwegein begon was een van mijn doelstellingen om de burger meer aan het roer te zetten. We hebben in dat opzicht ook grote stappen gezet. Maar we zijn er nog lang niet. Het is nog echt een enorme opgave om je als gemeente te verplaatsen in de burger. Wij denken als gemeenten in systemen en gaan er vanuit dat we vanuit die systeemwereld de vraagstukken op straat kunnen oplossen. Het zou ook prachtig zijn als de systeemwereld van de lokale overheid zou aansluiten op de leefwereld van burgers. Want dan begrijpt het systeem wat er in de leefwereld van de burger gebeurt.”

Maar juist op dat vlak gaat het nog te vaak fout, constateert Van Elteren. “Daarom is het ook zo belangrijk dat die twee werelden beter met elkaar leren communiceren. Want de invloed van de systeemwereld van gemeenten op de leefwereld van de burgers is enorm toegenomen. De systemen die wij hier bedenken moeten dus zeer nauw aansluiten op de leefwereld van de burger. Als dat niet het geval is, zijn onze systemen toe aan evaluatie, reparatie en herdefiniëring. Ook dat zie ik als taak van de gemeentesecretaris. Hij moet voortdurend stilstaan bij de vraag: past onze wereld nog wel bij die van onze burgers? Zeker nu de samenleving zo complex, onoverzichtelijk en gesegmenteerd is geworden.”

Het is wat hij omschrijft als ‘contextmanagement’. “Daar ben ik groot voorstander van. Wie als manager succesvol wil zijn, moet zich voortdurend afvragen: wat gebeurt er in mijn omgeving, in de organisatie en het college, maar ook in de samenleving, bij het bedrijfsleven, bij organisaties en instellingen, maar ook bij andere bestuurslagen als het rijk en de provincie. Gemeentesecretarissen die zich geen rekenschap geven van wat er in hun omgeving gebeurt, krijgen daar onherroepelijk de rekening van gepresenteerd en lopen dus ook het risico op vrijdagmiddag bij het college te worden geroepen en de mededeling te krijgen dat zij moeten vertrekken. Daar heb ik de afgelopen 40 jaar iets teveel voorbeelden van gezien.”

Behalve gemeentesecretaris van Nieuwegein was Van Elteren ook gedurende de afgelopen 13 jaar bestuurlijk secretaris en penningmeester van de VNG afdeling Utrecht. “Toen ik hier kwam solliciteren, werd met geen woord gerept over een bestuurlijke functie bij de VNG afdeling Utrecht. Ik was dus wel wat verrast toen toenmalig ambtelijk secretaris Hans Koekoek en Liesbeth Geurtsen voor het eerst mijn kamer binnenkwamen voor werkoverleg.”

De samenwerking heeft er niet onder geleden. “Integendeel. Ik heb het 13 jaar lang een ontzettend leuke nevenfunctie gevonden. Het was als de kers op de slagroomtaart. Het wordt helaas niet altijd even goed onderkend, maar deze vereniging kan ook heel veel voor de Utrechtse gemeenten betekenen. Landelijk vertegenwoordigt de VNG weliswaar 400 gemeenten, maar die treffen elkaar veel minder vaak dan de 26 Utrechtse gemeenten die via de VNG afdeling Utrecht met elkaar verbonden zijn. De VNG afdeling Utrecht heeft een rol in de belangenbehartiging en kennisverspreiding, maar biedt tegelijkertijd een uniek platform voor mensen in het openbaar bestuur om elkaar te ontmoeten en te leren kennen. Het zou mooi zijn als daar in de toekomst nog meer gebruik van wordt gemaakt.”

Het bestuurslidmaatschap van de VNG afdeling Utrecht is slechts een van de zaken die Van Elteren zal gaan missen als hij met pensioen is. “Ik kijk er met gemengde gevoelens naar uit. Want ik laat hier toch een belangrijk deel van mijn leven achter. Anderzijds: ik heb inmiddels  een caravan gekocht waarmee we door Europa willen gaan trekken. Daarnaast heb ik samen met mijn partner vijf kinderen en tien kleinkinderen, waar ik veel meer aandacht aan wil gaan besteden. Gezond blijven is natuurlijk ook belangrijk. Evenals leuke dingen blijven doen: ik heb nu al kaarten gekocht voor de show die Herman van Veen in november gaat geven. Met andere woorden: het leven heeft heel veel meer te bieden dan alleen maar dat werken. Wees er daarom zeker van: ook daar vind ik mijn weg wel in.”

Piet van Elteren nam op 15 april 2015 officieel afscheid van de gemeente Nieuwegein. Ellie Liebregts, directeur Strategie en Ontwikkeling bij de gemeente Houten, volgde hem op.